Состав нормативных документов, регламентирующих организацию работы с документами

Однако организации, работающие в различных отраслях производства, имеют специфические особенности, требующие специальной регламентации. В Администрации Губерлинского сельсовета, где я проходила практику, из документов, регламентирующих организацию работы с документами, используется лишь инструкция по делопроизводству администрации Гайского района.

Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации Гайского района . Инструкция Ее структура и разработка Рассматривая теорию Л.А.Дорониной можно сказать, что инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый руководителем организации) в целях установления правил, регламентирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Например: Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Оренбургской области, инструкция по делопроизводству в го-родской, районной территориальных избирательных комиссиях.

Инструкция по документационному обеспечению управления разрабатывается с целью рационализации труда в органах управления и предполагает создание таких условий, при которых конечная цель управления достигается с наименьшими затратами.

Основополагающим документом при разработке инструкции по доку-ментационному обеспечению управления должна служить ГСДОУ. Она включает в себя общие правила ведения делопроизводства на территории РФ. Инструкция по делопроизводству содержит много указующих моментов, ее текст должен быть особенно точным и понятным. В инструкции используются слова : «следует» , «необходимо», «не допускается», «должен», «рекомендуется» и т.п.. Инструкция является организационным документом длительного действия, поэтому в ней нет указаний на конкретных исполнителей, нет сроков исполнения. Текст инструкции разбивается на разделы, пункты, подпункты.

Начинается инструкция с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели, область применения и порядок пользования инструкцией.

Изложение текста должно вестись или от третьего лица , или в безличной форме . Например: Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил работы с документами и их сохранность возлагается на главу администрации.

Заголовок инструкции должен четко отражать круг вопросов, изложенных в ней, и лиц, на которых она распространяется.

Например: Инструкция по делопроизводству администрации Гайского района.

Структура текста инструкции зависит от целей создания, объема доку-ментационных работ и уровня автоматизации документационного обеспечения управления. Если сравнить несколько инструкций по делопроизводству, то сравнительный анализ покажет, что любая инструкция по документационному обеспечению управления должна включать в себя правила документирования, организацию работы с документами и порядок оперативного хранения документов.

Характеристика СДОУ В любой организации должна существовать служба документационного обеспечения управления (СДОУ), которая будет отвечать за составление и оформление документов. В Администрации Губерлинского сельсовета СДОУ состоит из секретаря и бухгалтеров . СДОУ предприятия для составления и оформления документов пользуется инструкцией по делопроизводству.

Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Оренбургской области по вопросам организации работы органов местного самоуправления, архивного дела и делопроизводства, а также норма-тивно-методическими документами Федеральной архивной службы России и действующими государственными стандартами. В инструкции приведены такие разделы как: - общие положения; - порядок составления и оформления служебных документов; - порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов; - контроль исполнения документов; - порядок работы с исходящими документами; - порядок работы с внутренними документами; - составление номенклатуры дел; - правила формирования дел; - порядок обеспечения сохранности документов; - порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение. Из вышесказанного можно сказать, что Администрация Губерлинского сельсовета в процессе составления и оформления организационно-распоряди-тельной документации регламентируется Инструкцией по делопроизводству адми-нистрации Гайского района.

Проблема с документами и путь ее решения.

Основная деятельность высшего управленческого звена любого предприятия или организации – работа с документами: их анализ, подготовка, принятие реше-ний, организация или контроль исполнения. При этом документы, по существу, являются основным инструментом организации управления. В условиях традиционного «бумажного» делопроизводства задача делопроиз-водственных служб сводится к выполнению следующих технологических функ-ций: изготовление и учет бумажных документов, их перемещение по организации и отправка, контроль работы с документами исполнителей, уничтожение/хранение документов и, конечно, связанная с документами справочно-аналитическая работа.

Система работы с документами в организациях различного профиля и масштаба, по сути, имеет одинаковое содержание.

Документы получают извне или создают внутри организации, их регистрируют и направляют для рассмотрения и принятия решений, а по принятым решениям – для исполнения. Ход рассмотрения доку-ментов и их исполнения контролируется. При этом и проблемы с документами у всех практически одинаковы : - не удается найти нужные документы; - документы не выполняются в срок или вообще не выполняются и т. д. В результате многие организации фактически становятся неуправляемыми. Это проявляется в том, что руководители зачастую не могут получить ответы даже на самые общие вопросы, связанные с документами и исполнителями.

Именно такая проблема существует в организации, где я проходила практику, т.е. не всегда удается обеспечить полный контроль за прохождением хотя бы важнейших документов. Я считаю, что сегодня единственный эффективный путь решения проблемы управления документами – переход организации на макси-мальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации.

Заключение На любом предприятии должна существовать инструкция, которая содержит права и обязанности сотрудников, устанавливает весь процесс организации дело-производства, правила составления и оформления документов. В Администрации Губерлинского сельсовета, где я проходила практику, из документов, регламентирующих организацию работы с документами, используется лишь инструкция по делопроизводству администрации Гайского района.

Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленчес-кой деятельности и организации работы с документами в администрации Гайского района.

Инструкция по делопроизводству – это один из важных документов, её обязаны изучить вновь принятые работники и соблюдать требования в работе с документа-ми. На практике я столкнулась с проблемой контроля документооборота. Я считаю, что единственный эффективный путь решения этой проблемы – автоматизация до-кументооборота. На основании вышесказанного, я пришла к выводу, что инструкция по дело-производству и состав нормативно – методической базы делопроизводства необхо-димы на предприятии, т.к. упрощают организацию работы с документами и обеспе-чивают их контроль.

Список используемой литературы 1. Справочник секретаря и офис – менеджера 2. Андреева В.И. Делопроизводство – М. 3. Басаков М.И. Делопроизводство – М. 4. Веселов П.В. Профессия секретарь.

Приложение 1 УТВЕРЖДЕНА Распоряжением главы Гайского района От 27.12.2003 № 834-р ИНСТРУКЦИЯ 1. Общие положения. 1.1. Настоящая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администра-ции Гайского района. 1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными право-выми актами Российской Федерации и Оренбургской области по вопросам орга-низации работы органов местного самоуправления, архивного дела и делопроиз-водства, а также нормативнометодическими документами Федеральной архивной службы России и действующими государственными стандартами. 1.3. Администрация Гайского района организует и ведет делопроизводство на осно-ве индивидуальной инструкции (приложение 2) и других нормативно-методичес-ких документов, не противоречащих законодательству РФ и Оренбургской облас-ти.

Индивидуальная инструкция по делопроизводству утверждается главой адми-нистрации после согласования с муниципальным архивом.

Приложение 1 1.4. Положения инструкции распространяются на организацию работы с докумен-тами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компью-терных) технологий, Автоматизированные технологии обработки документной ин-формации, применяемые в администрации района, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству администрации Оренбургской области. 1.5. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установлен-ных правил работы с документами, и их сохранность возлагается на главу адми-нистрации. 1.6. Техническое ведение делопроизводства возлагается на начальника общего от-дела.

Начальник общего отдела обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует главу администрации о состоянии их исполне-ния.